10 hatékony időgazdálkodási módszer, ha nem tudod, hogyan oszd be az idődet

Olvasási idő: 4 perc

Miért nem áll egy nap 48 órából?” Sosincs időm semmire! Majd ha lesz időm, megcsinálom!” Ismerős? 🙂
Ha Te is gyakran érzed úgy, hogy legalább még egy kellene belőled, hogy végezni tudj a feladataiddal, akkor ez a cikk Neked szól. Szó lesz arról, hogy mi az alapja a hatékony időgazdálkodásnak és összegyűjtöttünk pár időgazdálkodási technikát. Válaszd ki a számodra szimpatikusat, akár többet is, és építsd be az üzleti- és magánéletedbe egyaránt.

Hatékony időgazdálkodás alapja

Mielőtt rátérünk a technikákra, érdemes összefoglalni a hatékony időgazdálkodás alapjait. Lényegében erre épül az összes módszer. Sokkal eredményesebben tudod beosztani az idődet, ha ezt a pár tanácsot megfogadod, illetve könnyebben sikerül elsajátítani a technikákat is.

  1. Legyenek célkitűzéseid! Csak így tudod, elérted-e azt, amit akartál. Célkitűzések nélkül nehezebb fejlődni is.
  2. Alakíts ki olyan szokásokat, amelyek segítenek hatékonyságod növelésében! Ezek a szokások egy idő után beépülnek a napi rutinba. Ezzel együtt törekedj a rossz szokásaid (merthogy biztosan van ilyen 🙂 ) leépítésére. 
  3. Írj listát a teendőidről! Bizony, a jó öreg teendő lista nélkülözhetetlen ahhoz, hogy hatékony és eredményes legyél a feladataid elvégzésében. Mindig legyen kéznél valami, amire leírhatsz mindent, ami eszedbe jut; akár egy ötletet, egy teendőt, egy emlékeztetőt, bármit.
  4. Szervezz ki minél több feladatot! Akármennyire is nehéz olykor másnak átadni a feladat megoldását, néha bizony meg kell tenni.
  5. Koncentrálj maximálisan arra, amivel éppen foglalkozol! Ne hagyd, hogy kizökkentsenek és ne intézz egyszerre több dolgot.

Legjobb időgazdálkodás módszerek

A hatékonyságra való törekvés nem újkeletű dolog. Ahogy az ember elkezdett szellemi és fizikai munkát tudatosan végezni, úgy vált egyre fontosabbá az eredményesség mérése és fejlesztése is. Mostanra viszont annyira felgyorsult a világ, hogy gyakorlatilag minden ember időhiánnyal küzd, ezért egyre nagyobb az igény a hatékony munkavégzés és életvitel kialakítására. 

Az alábbiakban nagyvonalakban foglalunk össze pár hatékonyságnövelő módszert. Válaszd ki a számodra könnyebben megvalósíthatókat, ismerd meg részletesebben és építsd be a mindennapjaidba. Ne csak próbáld, tedd is meg!

1. Pomodoro technika

Ennek az a lényege, hogy ciklikusan váltogatod a koncentrált munkával töltött időt a pihenéssel. Az agy ugyanis nem képes órákon át összpontosítani. Nagyjából 90 perc után drasztikusan csökken a koncentráció, gyakrabban veszíted el a fonalat és kezdesz bele más feladatba. 

Vegyünk például egy munkával töltött napot, amikor is a gép előtt kell ülnöd órákon át. Határozd meg, hogy mennyit tudsz maximálisan koncentráltan dolgozni (30-90 perc között) és azt is, hogy mennyi szünetet engedsz magadnak (5-20 perc között). Fontos, hogy maximum 4 fókuszált etap után tarts egy nagyobb, kb félórás szünetet, ez lehet például az ebédszünet.

Állíts be valamilyen időzítőt és ha szól, hogy ideje pihenni, valóban pihenj egyet. Sétálj, mosd meg az arcod, mozgasd át a tested. Semmiképp ne maradj az asztalodnál, és mondjuk válaszolj az e-mailekre, vagy kezdj el chatelni a haverokkal. A módszer lényege pont az, hogy rendszeres időközönként pihenteted a szemed, az agyad és mozogsz egy keveset.

2. Eisenhower mátrix

eisenhower mátrix

Ehhez a módszerhez szükséges, hogy legyen to-do listád és használd is azt, napi szinten. A mátrix ugyanis egy priorizálási technika, arra az esetre, amikor a sok teendődet nehezen tudod rangsorolni. Egy 2*2-es táblázatba kell elhelyezni az összes teendődet aszerint, hogy mennyire fontosak és sürgősek.

3. ABCDE módszer

Hasonlóan a fenti mátrixhoz, ez a módszer is feladataid priorizálásában segít, tehát kell hozzá rendszeresen vezetett feladatlista. Lényege, hogy betűkkel kell jelölni az egyes feladatokat aszerint, hogy mennyire fontosak. Így átláthatóbbak válnak és arra tudsz fókuszálni, amire kell, olyan sorrendben, amilyen sorrendben kész kell legyél velük.

a. azonnal elvégzendő, fontos, határidős feladatok

b. fontos, de kevésbé sürgős, az A feladatok elvégzése után jöhetnek ezek

c. sürgős, de annyira nem fontosak, B elvégzése után rögtön jönnek ezek

d. mások által is elvégezhető feladat, nyugodtan delegáld

e. ezek a feladatok egyelőre nem fontosak és nem is sürgősek, később talán azokká válhat, de az is lehet, hogy törölhetők

4. GTD technika- Getting Things Done

Adott napon elvégzendő teendőket összeírni, priorizálni és mindet el is végezni. A nap folyamán időnként ellenőrizni, hogy minden a “terv szerint” halad-e. Hasznos, mert látod, hogy mi az aznapi feladat, ezáltal koncentráltabb, hatékonyabb leszel.

5. A 80/20-as szabály

A Pareto elmélet az élet sok területére igaznak mondható. Az időhatékonyság esetében azt jelenti, hogy feladataid 80%-át, időd 20%-ában el tudod elvégezni. Még a feladataid maradék 20%-át, a fennmaradó 80% időben végzed el.

Tehát, 20%-nyi erőfeszítés szükséges, hogy meglegyen az eredményed 80%-a. Jól hangzik ugye? Ezért szükséges minden nap priorizálni, és a legfontosabb, legnagyobb horderejű feladatokkal kezdeni, mert 20%-nyi időráfordítással készen is vagy feladataid 80%-ával.

6. RPM módszer- Rapid Planning Method

Ennél a technikánál különösen fontos, hogy legyen rövid és hosszú távú célod, ugyanis feladataidat aszerint kell priorizálni. A célok eléréséhez legyen cselekvési terved is. Húzd ki azokat a teendőket, amik nem segítik céljaid elérését. Tudnod kell rugalmasan kezelni a céljaidat, alkalmazkodni egy esetleges változáshoz. Jó példa erre, ha mondjuk meg akarsz szabadulni a súlyfeleslegedtől. Egy éves cselekvési tervben meghatározod a lépéseket, majd azokat havi, heti bontásba szeded. Az egyéb teendőidet a cselekvési tervben leírtak szerint optimalizálhatod, tehát például ne pont ekkor vegyél részt egy hot-dog evő versenyen, mert ez csak nehezítené céljaid elérését. 🙂

7. Nemet mondás technikája

Ez a módszer könnyen hangzik, mégis sok embernek esik nehezére. Ahhoz, hogy hatékony legyen az időgazdálkodásod, igenis tudni kell nemet mondani, ha az a kérés a feladataid rovására menne.

8. Produktivitás zónáid megismerése

Ehhez mindenképp tisztában kell lenned saját magaddal és tudnod kell, hogy mely időszakban tudsz eredményesebben dolgozni. Korán kelsz és inkább délelőtt pörög az agyad? Vagy inkább a nap előrehaladtával tudsz jobban összpontosítani? Figyeld magad, tapasztald ki, hogy neked melyik napszak a produktívabb, és fontosabb feladataidat akkorra időzítsd.

9. 168 óra technika

Ennek a módszernek a kitalálója azt javasolja, hogy teendőidet egy hétre előre tervezd be, ne egy napra. Tervezéskor három oszlopba (munka, testi egészség, személyes) javasolt felvinni az egész heti teendőidet. Adott ciklus végén pedig érdemes értékelni a teljesítményt. Rugalmasabban kezeli a határidőket, mivel nagyobb teret enged a megvalósításhoz. Kiváló módszer lehet ez vállalkozók, szabadúszók, kötetlen munkarendben dolgozók számára. Napos, jó idő esetén teljesíthetők a kültéri teendők, még a felhősebb, esősebb napokon a monitor előtt lehet dolgozni.

10. Használd a projektmenedzsment applikációkat

Végtelen mennyiségű lehetőség van manapság feladataid rendszerezésére. A legtöbb ingyenes megoldás és igazán felhasználóbarátak. A lista valóban nagyon széles, az egyszerűtől, az összetett céges projektkezelő felületekig. Ha még nem gyűjtöd sehová a teendőidet, érdemes az egyszerűbbekkel kezdeni, mint például a Google Tasks vagy Keep, vagy a Microsoft OneNote. Keress egy számodra szimpatikus alkalmazást, töltsd le a telefonodra és használd!

Záró gondolatok

Láthatod, hogy számos lehetőség áll a rendelkezésedre, csakis rajtad áll, hogy miként tudod hatékonyabban beosztani az idődet! Nem könnyű átállni a rendszerezésre, feladatlista írásra és tervezésre. Adj némi időt magadnak, hogy szokásoddá váljon. Légy kitartó és tudatos, a módszerekkel ugyanis valóban hatékonyan tudod beosztani az idődet, de nem feltétlenül megy egyből az elsajátításuk!

Ezek a cikkek is érdekelhetnek